Trotz aller Digitalsierung hat sich das papierlose Büro noch nicht durchgesetzt und gerade im Handwerk gilt: Schriftlich hält besser. Ein professionell gestaltetes Briefpapier ist Teil des Firmenauftritts. Für das passende Design gibt es fünf Regeln.
Das Geschäftsbriefpapier ist das Aushängeschild eines jeden Unternehmens. Gerade junge Unternehmen und Start-ups sollten bei der Gestaltung des Briefpapiers Sorgfalt walten lassen, da es sich auf das Image der Firma auswirkt. Mit diesen fünf Tipps von Britta Zurborn, Marketing Managerin bei Cewe-Print.de, machen Sie es richtig.
1. Schlichtes Design und übersichtliche Anordnung
Unternehmen mögen im ersten Moment zögern, ein schlichtes Design zu wählen, wollen sie doch auffallen und ihre Markenbotschaft vermitteln. Gerade für Geschäftsbriefe eignet sich jedoch eine unaufdringliche Gestaltung, die nicht vom eigentlichen Inhalt ablenkt und die Informationen des Briefes klar und deutlich hervorhebt. Je schlichter das Design, desto universeller ist es einsetzbar. Zudem ist es wichtig, eine klare Hierarchie bei der Gestaltung des Briefbogens zu wählen und die Kernaussagen, die wichtigsten Informationen, größer zu setzen und unwichtigere kleiner zu gestalten oder gleich ganz wegzulassen. Auch sollte bei der Gestaltung auf gängige Standards geachtet werden: In der Regel ist die Papiergröße A4 für Geschäftsbriefe ebenso vorgegeben wie die Lage des Adressfeldes, damit der Brief in ein Standardkuvert mit Sichtfenster passt. In Deutschland richtet sich die Gestaltung der Briefbögen, mit seinen Rand- und Feldmarken, nach der DIN Norm 676. Diese sollten Unternehmen hinsichtlich festgelegtem Raum für Empfänger, Absender, aber auch für Loch- und Falzmarken bei der Gestaltung bedenken.
2. Pflichtangaben nicht vergessen
So groß der Gestaltungsspielraum auch sein mag, manche Angaben müssen auf Geschäftsbriefen zu finden sein. Je nach Rechtsform des Unternehmens müssen Informationen wie beispielsweise Handelsregistereintrag, Ust.-ID-Nr., Unternehmensform, Name der Geschäftsführer oder Steuernummer auf dem Briefbogen vorhanden sein. Auch Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse der Firma dürfen nicht fehlen. Werden die Bögen für Rechnungen verwendet, ist es wichtig, auch die Bankverbindung des Unternehmens auf das Briefpapier drucken zu lassen. Falls AGBs mit vorgedruckt sein sollen, befinden sich diese meist auf der Rückseite des Briefbogens.
3. Das Corporate Design im Hinterkopf behalten
Das Corporate Design ist die Firmenidentität eines jeden Unternehmens. Deswegen sollten gerade schriftliche Dokumente im Firmendesign entworfen werden. Dies kann zum Beispiel über das Logo, spezielle Schriftarten, Farbgebung oder Bilder geschehen. Nur so können Geschäftskunden und Partner auf den ersten Blick erkennen, von welcher Firma das Dokument stammt. Corporate Design Richtlinien sollten Unternehmen von Anfang an festlegen und stringent bei allen Werbe- und Geschäftsmitteln beachten. Bei Briefen gilt es gerade hinsichtlich des Logos eine weitere Feinheit zu bedenken: Da viele Briefe in Aktenordnern landen werden, ist es wichtig darauf zu achten, das Logo nicht zu nah am Rand zu platzieren, da es sonst im Ordner nicht mehr lesbar ist. Weiterhin ist auch die gewählte Schriftart wichtig, da verschnörkelte Schriftarten auf Geschäftsbriefen meist deplatziert wirken und schwerer lesbar sind.
4. Papier ist nicht gleich Papier
Wer denkt, jede Papiersorte ist gleich und es ist egal, welche für Geschäftsbriefe verwendet wird, irrt. Das gewählte Papier ist Teil des Erscheinungsbildes und hinterlässt in den Händen des Empfängers einen ersten Eindruck. Gutes Papier, das ein schönes haptisches Gefühl erzeugt, sichert einen hohen Wiedererkennungswert. Wichtig ist auch die Grammatur, denn sie wirkt sich auf das Porto aus. Bei einer Grammatur von 80 Gramm beispielsweise können Unternehmen bis zu drei Briefbögen im Format DIN A4 mit dem Standardporto versenden. Papier kann auch Teil der Unternehmensidentität sein - etwa Recyclingpapier, das auf eine Umweltfreundlichkeit des Unternehmens hinweist.
5. Farbe ja - aber nicht zu viel
Weniger ist mehr! Das gilt gerade für den Einsatz von Farben bei Geschäftspapieren. Farben erregen zwar Aufmerksamkeit, lenken jedoch auch schnell vom eigentlichen Inhalt ab. Einzelne, farblich hervorgehobene Elemente hingegen betonen, ohne aufdringlich zu wirken. Zudem sollten Unternehmen nicht zu viele Farben mischen. Mehr als drei pro Seite sind in der Regel unpassend. Damit die Farben strahlend und deckend sind, lohnt es sich, das Briefpapier professionell vordrucken zu lassen und nicht auf die Fähigkeiten des eigenen Bürodruckers zu vertrauen. Denn dann werden die Ergebnisse, je nach Tintenstand, ungleichmäßig und wirken so weniger professionell. Vorgedrucktes Briefpapier überzeugt hingegen durch gleichbleibend gute Qualität und hilft Mitarbeitern gleichzeitig durch die vorgegebene Gestaltung beim Entwerfen des Geschäftsbriefes.