Gerade für kleinere Betriebe ist es unabdingbar, erfolgskritische Kennzahlen wie Produktivität oder Liquidität nicht aus den Augen zu verlieren. In der Regel ist dies Aufgabe der Chefs. Da bei ihnen alle Fäden zusammenlaufen, sehnen sich viele nach Entlastung. Abhilfe schafft hier die Digitalisierung – zum Beispiel in Form der erfolgsmeisterei.de, einem Tool, das Kennzahlen und Prozesse jederzeit übersichtlich darstellt. Und es kann noch viel mehr, wie Stephan Schink, Chef der Schink GmbH aus dem oberfränkischen Bad Rodach, im Interview mit BAUMETALL erklärt.
BAUMETALL: Herr Schink, was bringt Ihnen so ein Tool wie die Plattform erfolgsmeisterei.de?
Stephan Schink: Zuallererst eine Entlastung für mich durch das Schaffen von Transparenz. Das Tool macht Unternehmensprozesse deutlicher sichtbar, als wenn ich sie vom Steuerberater bekomme. Relevante Kennzahlen werden visualisiert, sodass ich sie immer präsent habe. Das hilft mir natürlich, gute Entscheidungen zu treffen. Auch weil ich sehen kann, wie meine Zahlen im Vergleich zum durchschnittlichen Branchenwert liegen, zum Beispiel meine Materialeinsatzquote, der Umsatz pro Mitarbeiter, die Umsatzrendite …
Wie setzen Sie das Tool denn ganz konkret ein?
Ich nutze es vor allem im Bereich Finanzen, zum Beispiel für die Liquiditätsplanung. Das ist ja gerade für kleinere Unternehmen ein wichtiger Punkt, wo es schnell mal eng werden kann. In der Erfolgsmeisterei kann ich alle Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen, alle Debitoren und Kreditoren erfassen. Die Plattform zeigt mir dann auf einen Blick, ob die Liquidität unkritisch oder schon kritisch ist. Falls notwendig, sehe ich, welche Projekte ich aktuell abrechnen kann oder muss oder wo ich Teilrechnungen stellen kann. Auch die monatlichen Betriebsauswertungen gebe ich in Erfolgsmeisterei – kurz EMO – ein. Ich könnte sie auch automatisiert einlesen, aber ich möchte mich gleichzeitig mit den Zahlen beschäftigen, um gleich zu sehen, ob wir im Plan sind. So habe ich einen direkten Soll-Ist-Vergleich: Wie steht es um Cashflow, Umsatzrendite, Rentabilität und Planungsfortschritte? Wie ist die Entwicklung im Vergleich zum Vorjahr? Und wie wird das Jahr insgesamt ausfallen, wenn die weitere Entwicklung wie bisher verläuft? Bei alledem hilft die EMO mir persönlich enorm.
Die Finanzen sind sicher nicht der einzige Bereich, wo Ihnen die EMO hilft …
Ein weiterer Punkt, wo sie auch viel Klarheit schafft, ist die Organisation, also der Betrieb an sich. Hierfür kann ich klassische Organigramme nutzen, um mir einen Überblick zu verschaffen über die Funktionen und Hauptaufgaben, die in den einzelnen Bereichen zu erfüllen sind. Bei uns als Blechbearbeitungsbetrieb geht es da etwa um Programmierung der Maschinen und Anlagen, Angebotswesen und Kundenmanagement. Dazu können Dokumente hochgeladen werden, etwa Arbeitsanweisungen, die dann für die entsprechenden Mitarbeiter verfügbar sind. Aus den Hauptaufgaben lassen sich auch Stellenbeschreibungen ableiten, die bei Bedarf auch für Stellenausschreibungen genutzt werden können.
Klarheit und Überblick sind zweifellos ein großer Vorteil. Aber wie steht es mit der Delegation von Aufgaben und dem Zugriff der Mitarbeiter auf das Tool?
Das ist kein Problem, denn ich kann einzelnen Mitarbeitern bestimmte Nutzerrollen zuweisen. Dadurch bekommt beispielsweise ein Sachbearbeiter Zugang zu bestimmten Funktionen, um Daten einzugeben. Ohne das Tool müsste ich mir diese Zahlen erst mühsam zusammentragen. So habe ich sie alle parat und spare eine Menge Zeit. Richtig cool ist auch das Projektmanagement mit Fortschrittsanzeige, Erinnerungsfunktion und der Verteilung von Aufgaben. Dabei geht es nicht nur um Kontrolle, sondern auch um mehr Möglichkeiten für die Mitarbeiter, den aktuellen Stand und erledigte Aufgaben zu dokumentieren und auch zu kommentieren. So geht nichts verloren, was man sich sonst vielleicht zwischen Tür und Angel zuruft oder was mir an einem Sonntagmorgen spontan einfällt. Tatsächlich arbeiten viele Mitarbeiter in dem Aufgabenboard und finden es auch wirklich gut.
Das setzt aber voraus, dass die Plattform konsequent mit notwendigen Daten und Zahlen gefüttert wird. Wie aufwendig ist das ?
Ein gewisser administrativer, aber überschaubarer Aufwand ist natürlich damit verbunden. Ohne ein solches Tool würde man sich wahrscheinlich nie neben dem Tagesgeschäft damit beschäftigen, alles so schön transparent zu ordnen und darzustellen. Was früher auf verschiedene Outlook-Konten, Dateien und Excel-Listen verteilt war, ist jetzt in der EMO an einem Ort erfasst und sehr übersichtlich gestaltet: Ich kann mit Farben arbeiten, ich kann unterschiedliche Gruppen anlegen, zum Beispiel Fertigung, Verwaltung, Kundenbetreuung ...
Der Einsatz lohnt sich also trotzdem?
Für mich und den Betrieb hat es sich gelohnt, vor allem weil die EMO so umfassend und ganzheitlich ist. So gibt es zum Beispiel auch Vorlagen für verschiedene Zwecke wie Stellenbeschreibungen oder andere Themen. Wirklich pfiffig ist, dass man das Board mit den Funktionen immer wieder anpassen kann. Ich nutze die Plattform intensiv, aber noch lange nicht vollumfänglich. Da gibt es noch viele Dinge, die ich in Zukunft anwenden möchte.
Was steht da für Sie als Nächstes an?
Ich möchte das Tool nutzen, um uns nach ISO 9001 zertifizieren zu lassen. Dafür haben wir in der EMO unsere Prozesslandkarte, wo die fünf Hauptprozesse dargestellt sind: Kundenmanagement, Fertigung, Logistik, Ausbildung und Fremdvergabe – mitsamt weiterführenden Infos wie Checklisten, Messgrößen, Termintreue, Reklamationsquote, Produktionszeiten, Planvorbereitung, Maschinenbedienung. Über die Terminals in der Halle sollen alle Mitarbeiter Einblick in diese Informationen bekommen. Das ist derzeit bei uns im Aufbau.
Stärker nutzen wollen wir auch das Tool Kundenvertrieb und Marketingplanung. Damit kann ich Fragebögen erstellen und Umfragen an Kunden schicken, um die Kundenzufriedenheit zu messen. Die Kunden bekommen dann einen Link, über den sie ihr Feedback direkt in die Erfolgsmeisterei eingeben.
Das klingt alles sehr praktisch und recht einfach. Was aber, wenn man mal mit einer Funktion nicht so gut klarkommt?
Trotz aller Hilfestellungen und Anleitungen in der EMO braucht man natürlich auch mal Unterstützung. Dafür habe ich persönliche Ansprechpartner bei der Erfolgsmeisterei GmbH, deren Hilfe ich ab und zu noch in Anspruch nehme. Was es aber schon im Vorfeld einfacher macht: Die Funktionen des Systems lassen sich von Anfang an so konfigurieren, dass sie den individuellen Anforderungen unseres Betriebs entsprechen.
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