Wie ein Abnahmeprotokoll auszusehen hat, ist im Detail nicht festgelegt. Grundsätzlich geht es um die Leistungsbeschreibung und die Erklärung des Kunden, dass nach der Auftragsabwicklung alles ordnungsgemäß erledigt ist. Auch die Mängelliste ist im Protokoll enthalten, allerdings zunächst ohne Vorschläge zur Mängelbehebung. Zu den Inhalten eines Abnahmeprotokolls gehören:
- 1. Infos zu Projektbezeichnung, Auftraggeber und Auftragnehmer sowie Datum und Ort der Abnahme.
- 2. Detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistung, des Materialeinsatzes und der Arbeitszeiten sowie der verwendeten Kleinmaterialien und nach Absprache zusätzlich notwendiger Leistungen außerhalb des Angebots. Hinzu kommen Fahrzeiten und Rüstkosten, sofern vereinbart.
- 3. Mit der Abnahmeerklärung bestätigt der Kunde als Auftraggeber die vertragsgemäße Abwicklung des Auftrags.
- 4. Die Mängelliste umfasst die festgestellten Mängel, nicht aber die Frist für deren Beseitigung.
- 5. Unterschriften beider Parteien und Übergabe der Kopien.
Zeit ist bares Geld
Diskussionen mit Kunden über Termine, Fahrtkosten oder Stundenlöhne sind nicht Gegenstand des Protokolls. Auch Fragen des Kunden zu den Terminen der Mängelbeseitigung sind kein Thema bei der Abnahme. Zur entsprechenden Beantwortung ist die Rücksprache mit dem Büro erforderlich. Was oft auch nicht bekannt ist: Der Mitarbeiter vor Ort ist nicht verpflichtet, Auskunft zu geben, selbst wenn er das könnte. Diskussionen mit dem Kunden fallen in die Arbeitszeit und können auch berechnet werden. Unter diesen Gesichtspunkten fällt eine zeitaufwendige Abnahme des Protokolls ebenfalls darunter. In besonderen Fällen sollte der Kunde darauf hingewiesen werden – auch weil Mitarbeiter an solchen Diskussionen nicht interessiert sind.
Die Vorteile von Abnahmeprotokollen
Protokolle reduzieren das Risiko späterer Unstimmigkeiten. Der Auftraggeber hat durch das Protokoll eine rechtliche Absicherung. Handwerker greifen mittlerweile selten zu Stift und Papier, sie erledigen die Protokollierung digital. Durch die Digitalisierung spart man Zeit, vereinfacht die Verwaltung und kann das Protokoll jederzeit mit wenigen Klicks abrufen. Auch die Weiterleitung ist völlig problemlos. Wer auf spezielle Tools verzichten möchte, kann auch zu normalen Textverarbeitungsprogrammen wie Word greifen. Kostenlose Word-Vorlagen können mit etwas Glück und nach entsprechender Suche im Netz heruntergeladen werden. Daneben gibt es umfangreiche Softwarelösungen, mit denen Unternehmensprozesse strukturiert werden können.
Mängel bei der Abnahme
Bei Reklamationen werden Mängel einzeln aufgelistet. Strittig wird es, wenn Arbeiten aus Sicht des Kunden Mängel sind, objektiv gesehen aber nicht. Eindeutige Mängel, die beseitigt werden müssen, werden besprochen und im Beisein des Kunden im Protokoll aufgeführt. Riskant ist es, wenn eine dritte Person die Abnahme nur oberflächlich vornimmt und Mängel übersehen werden. Der Kunde erhält eine Kopie des Abnahmeprotokolls als Beweis. Bis zur völligen Erledigung wird die Abnahme als „Teilabnahme“ bezeichnet und nur der Teil des Auftrags berechnet, der mängelfrei ist.
Der Begriff „angemessene Frist zur Reklamationsbehebung“ ist dehnbar. Das hängt vom Einzelfall ab und wird unterschiedlich beurteilt. Bei „wesentlichen“ Mängeln muss der Handwerker mit einem „Feuerwehreinsatz“ schnell reagieren. Besonders zu beachten ist: Werden nach der ordnungsgemäßen Abnahme noch Mängel festgestellt, muss der Kunde beweisen, dass diese Mängel schon vor dem Abnahmeprotokoll bestanden. „Unwesentliche Mängel“, die nachgebessert werden können, sind im Protokoll ebenfalls zu vermerken. Ein exakter Termin bleibt zunächst offen. Der Kunde kann daher die volle Abnahme verweigern und einen Teil der Rechnung bei der Zahlung zurückhalten. Und auch das ist möglich: Der Kunde kann nach Abstimmung einen kleinen Mangel selbst beheben und die Kosten dafür in Rechnung stellen. Wenn die Fristen zur Mängelbeseitigung nicht eingehalten werden, empfehlen Rechtsanwälte eine Nachfristsetzung. Nach Ablauf dieser Frist kann der Kunde einen anderen Betrieb mit der Behebung der Mängel beauftragen, auch wenn die Kosten höher sind.
Vorsicht bei Gefälligkeitsarbeiten und Fazit
Gelegentlich bitten Kunden darum, noch Nebenarbeiten in kleinem Umfang mit wenig Zeitaufwand zu erledigen, die mit dem eigentlichen Auftrag nichts zu tun haben. Mitarbeiter erhalten dafür oft Geld „als Gefälligkeit“. Das zählt jedoch als Schwarzarbeit, weil die Arbeiten nicht als Gegenstand der Auftragsabwicklung vermerkt sind.
Ein ordentlich geführtes Abnahmeprotokoll schafft Klarheit und schützt beide Seiten vor bösen Überraschungen. Für Handwerker gilt: Transparente Kommunikation auf Augenhöhe und eine lückenlose Dokumentation – am besten digital – sparen Zeit und verhindern unnötigen Streit. Treten nach der Abnahme Mängel auf, greift die gesetzliche Gewährleistung, wobei die Beweispflicht nun beim Kunden liegt. Ein direkter, persönlicher Austausch zwischen den Vertragsparteien ist auch hier meist der schnellste Weg zu einer fairen Lösung.
Die Checkliste: Abnahmeprotokoll
