Dass das Thema Zeiterfassung nicht von jedem Mitarbeiter mit Jubelschreien im Unternehmen begrüßt werden würde, war Michael Kirchen von Anfang an klar. Deshalb setzte der Geschäftsführer von Ferisol S.à.r.l. von Beginn an auf Offenheit. Er wolle nicht die Arbeitszeit der Kollegen kontrollieren, sondern die Produktivität des Spenglerbetriebes aus Berbourg in Luxemburg optimieren und sich somit zukunftsweisend aufstellen. Weil Kirchen bereits seit vielen Jahren die Handwerkersoftware TopKontor Handwerk der blue:solution software GmbH im Einsatz hatte, entschied er sich für TopKontor Zeiterfassung, ebenfalls ein Produkt des Unternehmens aus Rheine. Dass eine Schnittstelle das praktische Bindeglied zwischen den beiden Softwareprogrammen bildet, war für ihn ein Kaufargument.
Auch das optimale Preis-Leistungs-Verhältnis sowie die intuitive und einfache Bedienbarkeit bestärkten ihn in der Kaufentscheidung. „Das schätze ich an den Produkten aus dem Hause blue:solution sehr“, betont er. „Wer TopKontor Zeiterfassung in sein Unternehmen integriert, braucht keinerlei kaufmännische Vorkenntnisse.“ Von Anfang an war ihm die mobile Zeiterfassung wichtig. Mit der Verknüpfung zur App „TopZeiterfassung“ erfassen die drei Teams bequem von unterwegs Arbeits- und Projektzeiten mit dem Smartphone und dem iPad. Die Daten werden verwaltet und direkt an die lokal installierte Software TopKontor Zeiterfassung im Büro übermittelt. „Wir haben im Unternehmen vier iPhones und vier iPads im Einsatz. Unsere Kollegen haben den Umgang mit den Geräten im Blut, völlig selbstverständlich werden Zeiten bequem in der Gruppenbuchung erfasst.“
Nachkalkulation bringt Fortschritt
Diese Daten nutzt Michael Kirchen zur Nachkalkulation – ein weiterer Grund, warum er sich vor fünf Jahren für eine Zeiterfassung entschied. „Sie dient mir als Grundlage für zukünftige Projekte. Damit kann ich Anfragen von Kunden besser einschätzen, kalkuliere verlässlich und für den Kunden transparent“, erklärt Michael Kirchen. Dazu ermittelt TopKontor Zeiterfassung automatisch die entstandenen Lohnkosten per Zeit und Stundensatz. Jederzeit ist Michael Kirchen über den Fortschritt seines Projektes informiert und kann bei Bedarf schon frühzeitig mit entsprechenden Maßnahmen nachjustieren. Mit der mobilen Projektzeiterfassung können seine Mitarbeiter auch spontan vor Ort Aufträge annehmen, beispielsweise wenn eine Kundin nach den Dacharbeiten auch noch eine Reparatur an den Dachrinnen erledigt haben möchte. „Telefonisch stimmen wir das ab und dann wird das Projekt einfach dazu gebucht“, so Michael Kirchen. Gleichzeitig gibt es auch die Möglichkeit, Teilfortschritte eines Projektes abzurechnen. Zusätzlich stehen mehrere Berichtsformen in der Software zur Verfügung, mit denen Auswertungen durchgeführt werden können. Bevor er die Zeiterfassung in seinem Unternehmen integriert hatte, war ihm aufgefallen, dass er nicht immer mit der Kalkulation hinkam. „Luxemburg ist zwar ein kleines Land, aber aufgrund des hohen Verkehrsaufkommens haben wir immer lange Fahrtzeiten. Das hat sich nach Einführung der Software herausgestellt und nun kalkuliere ich das bei neuen Aufträgen immer mit ein“, erinnert sich Michael Kirchen.
Zuverlässiger und persönlicher Kontakt zum Fachhändler
Dass heute alles so perfekt ineinandergreift, verdankt er auch dem Fachhändler seines Vertrauens. Im Vertrieb und Support der Softwareprodukte setzt das Unternehmen blue:solution software GmbH auf ein deutschlandweites Netz an Fachhändlern. Egal wo und zu welcher Uhrzeit Michael und seine Frau Christiane Kirchen in Sachen TopKontor Zeiterfassung der Schuh drückt, der Fachhändler hat immer eine Lösung. Den persönlichen und verlässlichen Kontakt schätzt das Unternehmen sehr. „Ich muss mich darauf verlassen können. Auch wenn ich heute nicht mehr mit auf die Baustelle fahre, habe ich trotzdem keine freie Minute. Im Hintergrund müssen die Strippen gezogen werden, da muss ich mich auf meine Bürosoftware verlassen können“, räumt er ein. Ganz am Anfang, als die neue Software inklusive mobiler Zeiterfassung integriert wurde, gab es auch Schwierigkeiten. Die unterschiedlichen Postleitzahlensysteme in Deutschland und Luxemburg haben der Software anfangs Probleme bereitet. Doch das ist längst Vergangenheit und längst vergessen. Die persönliche Beratung und Betreuung, die das Unternehmen blue:solution software GmbH bei Fragen leistet, begrüßt er sehr.
Geht nicht gibt’s nicht
Genau vor zehn Jahren hat der Metallprofi Michael Kirchen den Weg in die Selbstständigkeit gewagt. Inzwischen hat er sich mit seinem Spenglerunternehmen auf die Montage von Metalldächern, Metallfassaden und Abdichtungssystemen spezialisiert. Heute ist der Spenglermeister Arbeitgeber für elf Mitarbeiter, darunter drei Lehrlinge, eine Spenglermeisterin und ein Kollege, der berufsbegleitend das Studium Bauingenieur absolviert. „Wenn einer sagt ‚Das geht nicht‘, ist das für uns kein Grund, aufzugeben, wir packen es dann erst recht an“, beschreibt Michael Kirchen seine Firmenphilosophie. Und er sagt schmunzelnd: „Außerdem sind wir auch ein bisschen verrückt!“
Über 1000 Unternehmen nutzen TopKontor Zeiterfassung
Die Software TopKontor Zeiterfassung wird seit 2006 im Rheinenser Unternehmen blue:solution software GmbH entwickelt. Über 1000 Unternehmen deutschlandweit haben die Software seitdem in der Anwendung. Für einen zuverlässigen Vertrieb greift das 2001 von Ralf Rüschoff und Rudolf Melching gegründete Softwareunternehmen auf ein Netzwerk von mehreren hundert Fachhändlern in Deutschland zurück. In regelmäßigen Abständen gibt es Updates, die die Software für die Nutzer immer auf den neuesten Stand bringen.
Michael Kirchen bezeichnet sich und sein Team als ein bisschen verrückt – da kommt auch schon einmal das firmeneigene Motorrad zum Einsatz, wenn es schnell gehen muss
Auch an allen Rechnern im Unternehmen ist die Software TopKontor Zeiterfassung im Einsatz
In der Werkstatt und auf den Baustellen erfassen die drei Teams von Ferisol Projektzeiten mit den iPhones sowie iPads
